Yayın kapsamı
Arşiv; sempozyum ve sergi kayıtları, programlar, bildiri özet/tam metin kitapları, sergi katalogları, dijital sergiler, gerekli politika/karar notları ve bunlarla ilişkili bibliyografik metadata içerebilir. Her içerik türünün yayımlanması kabul veya katılımın otomatik sonucu değildir; ilgili etkinliğin ilan edilen yayın koşulları uygulanır.
Sürüm ve kayıt bütünlüğü
Yayımlanmış akademik kayıt sessizce değiştirilmez. Esaslı değişiklikler tarihli düzeltme notu, yeni sürüm veya ilgili geri çekme/ifade-i-endişe kaydıyla görünür hâle getirilir. Teknik yazım hataları anlamı değiştirmiyorsa editöryal düzeltme olarak giderilebilir; akademik anlamı etkileyen değişikliklerde iz bırakılır.
Kalıcı arşiv ve erişim
Makul ölçüde kalıcı URL, dosya bütünlüğü, yedekleme ve format sürdürülebilirliği hedeflenir. Platform veya kullanılan teknoloji değişse dahi akademik kayıtların mümkün olduğunca erişilebilir tutulması esastır. Zorunlu kaldırma hâlinde, hukuken sakıncalı değilse bibliyografik bir “kayıt/tombstone” sayfası ve kaldırma gerekçesi korunabilir.
Arşivden kaldırma
İçerik sırf yazarın daha sonra fikrini değiştirmesi nedeniyle akademik kayıttan tamamen silinmez. Telif ihlali, mahkeme/otorite kararı, ciddi gizlilik veya kişisel güvenlik riski gibi istisnai nedenler ayrıca değerlendirilir. Hatalı veya etik açıdan sorunlu akademik içerikte öncelik, mümkün olduğunda kaydı izlenebilir biçimde düzeltmek veya geri çekmektir.
Bu metin STA Kongre’nin kurumsal işleyiş politikasıdır; yürürlükteki kanun, yetkili kurum kararı veya etkinliğe özgü daha sıkı bir kural bulunduğunda ilgili düzenleme öncelikle uygulanır. Politika metinleri fiilî iş akışları ve teknik sistemlerle tutarlı tutulmalıdır.